Een project kan winstgevend lijken en toch tijdelijk veel geld uit je bedrijf vragen. Je betaalt misschien materiaal of een specialist voordat je klant een aanbetaling doet, terwijl de eindfactuur pas na oplevering wordt betaald. Daarom is het verstandig om vóór akkoord een kasbrug te maken: een tijdlijn waarop je ziet wanneer geld uitgaat, wanneer het binnenkomt en hoe diep het tijdelijke tekort wordt.
Zet het project op een tijdlijn
Noteer eerst de projectfasen: voorbereiding, inkoop, uitvoering, oplevering en nazorg. Schrijf per fase de verwachte datum en het bedrag op. Splits klantontvangsten uit in aanbetaling, eventuele mijlpaalfacturen en eindfactuur. Zet leveranciersbetalingen op hun werkelijke vervaldatum, niet alleen op de datum waarop je de inkoop doet. Neem ook eigen uren mee als capaciteit: ze zijn niet altijd een directe kasuitgave, maar kunnen wel andere omzet verdringen.
Maak daarna een eenvoudige kolom per week. In iedere kolom staan beginsaldo, uitgaande bedragen, inkomende bedragen en eindsaldo. Zo zie je niet alleen de marge van het project, maar vooral het diepste punt van je kas.
Reken met geld dat echt op tijd komt
Een klantbelofte is nog geen ontvangst. Gebruik daarom voor de basisplanning de contractueel afgesproken betaaltermijn en een realistische marge voor verwerking. Zet een betaling niet eerder in de kalender omdat je dat prettiger vindt. Werk desnoods met twee regels: verwachte datum en behoudende datum. De behoudende datum laat zien of het project ook bij een korte vertraging betaalbaar blijft.
| Moment | Uitgaand | Inkomend |
|---|---|---|
| Week 1 | Materiaal en voorbereiding | Geen ontvangst |
| Week 3 | Externe uitvoering | Aanbetaling |
| Week 5 | Oplevering en administratie | Eindfactuur volgens termijn |
Voorbeeld met verzonnen bedragen
Stel: een project heeft een klantprijs van 8.000 euro exclusief btw. In week één betaal je 2.000 euro aan materiaal, in week twee 1.500 euro aan een specialist en in week drie ontvang je een aanbetaling van 2.000 euro. De resterende klantbetaling volgt na oplevering. Zonder aanbetaling kan de tijdelijke voorfinanciering veel dieper zijn dan met aanbetaling, ook als de totale marge hetzelfde blijft. Het voorbeeld is uitsluitend een rekensituatie; de juiste voorwaarden hangen af van je contract, branche en klant.
Zet bedragen inclusief of exclusief btw consequent in je kasbrug. Voor de kas is het relevante bedrag wat daadwerkelijk van de rekening gaat of erop komt. Voor prijs- en resultaatanalyse kunnen andere grondslagen gelden. Bij voorschotten en facturen kunnen bovendien fiscale regels spelen; controleer de actuele behandeling bij de Belastingdienst of je adviseur.
Meet het diepste tekort
Het laagste eindsaldo in de tijdlijn is je tijdelijke financieringsbehoefte in deze eenvoudige berekening. Voeg een praktische marge toe voor onzekerheden die je bewust wilt opvangen, zoals een vertraagde betaling of een iets hogere inkoop. Noem die marge geen feitelijke projectkosten. Houd haar apart, zodat je later ziet of je aannames structureel te krap waren.
Vergelijk vervolgens het diepste tekort met je beschikbare reserve. Past het niet, kies dan eerst een concrete aanpassing: een aanbetaling, factureren per mijlpaal, een andere inkoopdatum, een kortere betaaltermijn of een kleinere scope. Een prijsverhoging kan onderdeel zijn van de oplossing, maar lost een slecht getimede kasstroom niet altijd op.
Kies voorwaarden die je kunt uitleggen
Een aanbetaling is geen truc om een klant te verrassen. Beschrijf vooraf welk werk of welke inkoop ermee wordt gedekt, wanneer de volgende factuur volgt en welke prestatie bij ieder moment hoort. Bij consumenten en specifieke diensten kunnen aanvullende regels gelden. Laat contracttekst bij twijfel controleren. Voor zakelijke klanten is vooral belangrijk dat de tijdlijn aansluit op de offerte en opdrachtbevestiging.
Herbereken bij wijzigingen
Een projectplan is geen eenmalig document. Herbereken de kasbrug als de startdatum verschuift, de scope groeit, een leverancier een andere termijn hanteert of een klantbetaling onzeker wordt. Markeer de wijziging met datum en reden. Zo zie je welk besluit het tekort heeft veroorzaakt en voorkom je dat een oude planning ongemerkt als waarheid blijft rondgaan.
Gebruik na de projectbeslissing ook je bredere maandroutine. De projectbrug vertelt wat één opdracht doet; je bedrijfsplanning laat zien of meerdere projecten tegelijk dezelfde week belasten. Kijk vooral naar weken waarin inkoop, belasting, loon en privéopname samenkomen. De uitkomst kan zijn dat je een project aanneemt, maar de start of factuurmomenten anders afspreekt.
Korte controlelijst
- Staan alle inkoop- en leveranciersbetalingen op werkelijke betaaldatum?
- Zijn aanbetaling, mijlpaalfacturen en eindfactuur apart zichtbaar?
- Is de betaaltermijn realistisch en consequent verwerkt?
- Wat is het laagste verwachte saldo in de tijdlijn?
- Welke wijziging maakt het tekort kleiner zonder onduidelijke belofte?
Een kasbrug maakt een project niet automatisch veilig. Wel geeft hij je vóór akkoord een concreet gesprek over timing, voorwaarden en draagkracht. Daardoor beoordeel je niet alleen of de opdracht winst kan opleveren, maar ook of je bedrijf de route naar die opbrengst rustig kan financieren.
Maak het overzicht werkbaar
Houd de methode bewust eenvoudig. Een spreadsheet, een notitie in je boekhoudpakket of een vast sjabloon kan voldoende zijn zolang dezelfde velden iedere keer terugkomen. Noteer ook de datum waarop je de aannames hebt bijgewerkt. Dat voorkomt dat een oude kansklasse of een oude betaalverwachting later nog als actuele informatie wordt gelezen.
Bespreek opvallende verschillen met degene die de administratie bijwerkt. Een prognose is sterker wanneer de commerciële en financiële kant hetzelfde beeld gebruiken. Vraag bij twijfel welke gebeurtenis het bedrag naar een hardere of zachtere klasse brengt. Daarmee blijft de uitkomst uitlegbaar voor jezelf en voor een collega.
Plan tot slot een korte terugblik na afloop. Was de klantbeslissing later, werd de factuur anders verstuurd of betaalde de klant sneller dan verwacht? Gebruik die waarneming om de volgende planning te verbeteren. Het systeem hoeft niet perfect te zijn; het moet vooral vroeg genoeg laten zien welke keuze aandacht verdient.